Persondatapolitik / Privacy Policy

For english read below  

Persondatapolitik for Hotel Copenhagen Crown

Formål
Formålet med denne persondatapolitik er at forklare, hvordan Hotel Copenhagen Crown (Elephant Hotel Group) indsamler, beskytter og anvender personoplysninger. Det er Hotel Copenhagen Crowns mål at opretholde et højt niveau af sikkerhed og en forsvarlig behandling og beskyttelse af personoplysninger.

Personoplysninger dækker all de oplysninger, der kan identificere en person og som er nødvendig for at kunne levere vores ydelser.

Dataansvarlig
Hotel Copenhagen Crown driver hotelvirksomhed i Danmark og indsamler og behandler personoplysninger for at kunne levere serviceydelser i dette marked.

Hotel Copenhagen Crown er dataansvarlig og udfører håndtering af personoplysninger i henhold til den gældende lovgivning.

Hotel Copenhagen Crown indsamler og behandler personoplysninger, når du anvender serviceydelserne – f.eks. foretager en reservation eller under og efter dit ophold. Når du afgiver dine personoplysninger, giver du samtidig samtykke til at dine personoplysninger kan behandles af Hotel Copenhagen Crown.

Hvordan indsamles personoplysninger
Hotel Copenhagen Crown indsamler udelukkende personoplysninger, der er relevante for at kunne levere serviceydelsen. For hver enkelt serviceydelse kan der gælde særskilte vilkår og betingelser. Indsamlingen af personoplysningerne sker på følgende vis:

  • Når du bestiller eller reserverer en ydelse hos Hotel Copenhagen Crown
  • Fra personer der handler/reserverer på dine vegne
  • I forbindelse med afgivelse af tilbud på ydelser
  • Via browser cookies og ved brug af Hotels Copenhagen Crowns digitale ydelser
  • Ved gennemførelser at brugeranalyser af ydelserne  
  • Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre

Hotel Copenhagen Crown indsamler blandt andet følgende personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefonnr., email, fødselsdato og andre almindelige personoplysninger
  • Kreditkortoplysninger – f.eks. som garanti for en reservation
  • Demografiske oplysninger
  • Besøgshistorik
  • Feedback fra kundeanalyser og evalueringer af vores ydelser
  • Feedback via konkurrencer (online og offline)
  • Browser informationer
  • Oplysninger om din virksomhed, hvis der er indgået en firmaaftale

Personoplysninger udover almindelige personoplysninger, som du vælger at give Hotel Copenhagen Crown (f.eks. oplysninger om handicap, allergier og fødevarepræferencer), betragter vi som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse eventuelt følsomme oplysninger om dig.

I visse tilfælde supplerer Hotel Copenhagen Crown personoplysninger om dig med oplysninger, som vi modtager fra 3. parts – f.eks. en gruppeansvarlig, en kollega eller en samarbejdspartner.

Hvad anvendes personoplysninger til
Hotel Copenhagen Crowns indsamling af personoplysninger kan have et eller flere formål. Den ydelse du anvender, er afgørende for hvilke oplysninger vi indsamler og hvordan de indsamles. Hotel Copenhagen Crown indsamler personoplysninger med følgende formål:

  • Behandling af din reservation og køb af Hotel Copenhagen Crowns ydelser
  • Kontakt til dig før, under og efter dit ophold på Hotel Copenhagen Crown
  • Diagnosticere fejl og optimere teknologi i tilfælde af at der opstå problemer med en reservation eller ydelse
  • Udarbejde tilbud om brug af Hotel Copenhagen Crowns ydelser
  • Forbedring og udvikling af Hotel Copenhagen Crowns ydelser
  • Tilpasning af Hotel Copenhagen Crowns kommunikation og markedsføring
  • Tilpasning af samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring
  • Opfyldelse af lovkrav

Opbevaring og overførelse af personoplysninger
Personoplysninger afgivet til Hotel Copenhagen Crown lagres på servere, som administreres af tredjemænd (databehandler) på vegne af Hotel Copenhagen Crown i henhold til vores datapolitik og gældende lovgivning om beskyttelse af persondata.

Personoplysninger afgivet til Hotel Copenhagen Crown videregives kun til:

  • Interne afdelinger
  • Udvalgte tredjemænd i forbindelse med vedligehold og servicering af systemer som anvendes af Hotel Copenhagen Crown.
  • Udvalgt samarbejdspartnere, for at kunne levere den ydelse du har bestilt eller reserveret – f.eks. ved bestilling af teaterpakker og lignende.
  • Politi og anden offentlig myndighed, som følge af krav i lovgivningen eller som følge af efterforskning af forbrydelser.

Hotel Copenhagen Crown opbevarer kun personoplysninger, så længe de er nødvendige i forhold til de ydelser som Hotel Copenhagen Crown leverer eller som lovgivningen dikterer. Hotel Copenhagen Crown har rutiner for sletning eller anonymisering af persondata, når der ikke længere er et formål med behandlingen af de afgivne persondata.

Dine rettigheder
I henhold til gældende lovgivning om persondata, har du en række rettigheder. Dine rettigheder er følgende:

  • Du har ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Hotel Copenhagen Crown gemmer om dig.
  • Ret til at få berigtiget og ajourført dine personoplysninger, som Hotel Copenhagen Crown har registeret om dig.
  • Ret til at få slettet de personoplysninger Hotel Copenhagen Crown har registeret om dig, dog ikke oplysninger som Hotel Copenhagen Crown efter lovgivningen er forpligtet til at gemme.
  • Ret til at tilbagetrække et samtykke om behandling af personoplysninger du har afgivet til Hotel Copenhagen Crown. Behandling af dine personoplysninger vil herefter ophøre, medmindre Hotel Copenhagen Crown er pålagt at skulle behandle personoplysningerne efter lovgivningen.

Du kan anmode Hotel Copenhagen Crown om at få udleveret en udskrift af dine personoplysninger, få ajourført dine personoplysninger, gøre indsigelser eller anmode om at få slettet dine personoplysninger. Anmodningen skal ske skriftligt (med underskrift) og indeholde dit navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse. Du kan også kontakte Hotel Copenhagen Crown, hvis du mener, at dine personoplysninger bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser:

Anmodningen fremsendes til:
Hotel Copenhagen Crown
Vesterbrogade 41
1620 København V
Att.: Janne Mønster Plougstrup

Hotel Copenhagen Crown vil indenfor 1 måned efter modtagelsen af din anmodning om udskrift fremsende denne til din postadresse. Hotel Copenhagen Crown kan afvise anmodninger, der enten er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig teknisk indgriben (f.eks. hvis der skal udvikles er nyt system for at fremskaffe oplysninger), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller i situationer hvor den ønskede handling må anses for yderst kompliceret (f.eks. anmodning om oplysninger, der udelukkende findes i sikkerhedskopier).

Kontakt
Har du spørgsmål, kommentarer eller klager til Hotel Copenhagen Crowns behandling af personoplysninger, kan du henvende dig til:

Hotel Copenhagen Crown
Vesterbrogade 41
1620 København V
Att.: Janne Mønster Plougstrup

Hvis en eventuel klage ikke medfører en afklaring med Hotel Copenhagen Crown, kan du herefter rette din klage til Datatilsynet.

Eventuelle ændringer i persondatapolitikken meddeles ved offentliggørelse af nye vilkår og betingelser på Hotel Copenhagen Crowns hjemmeside.


Privacy Policy for Hotel Copenhagen Crown

Purpose
The purpose of this privacy policy is to explain how Hotel Copenhagen Crown (Elephant Hotel Group) collects, protects and uses personal data. It is Hotel Copenhagen Crown's objective to maintain a high level of security, sound processing and protection of personal data.

Personal data cover all information that can identify a person and which are necessary for us to deliver our services.

Data controller
Hotel Copenhagen Crown operates a hotel business in Denmark and collects and processes personal data in order to provide services in this market.

Hotel Copenhagen Crown is a data controller and carries out the handling of personal data in accordance with the applicable legislation.

Hotel Copenhagen Crown collects and process personal data when you are using the services – for example, when making a booking or during and after your stay. In providing your personal data, you consent to the processing of your personal data by Hotel Copenhagen Crown.

How are personal data collected?
Hotel Copenhagen Crown collects exclusively personal information that is relevant for us to be able to provide the service. Special terms and conditions may apply to each service. The personal data are collected in the following manner:

  • When you order or book a service with Hotel Copenhagen Crown
  • From persons acting/booking on your behalf
  • In connection with the provision of offers on services
  • Via browser cookies and by the use of Hotel Copenhagen Crown's digital services
  • By carrying out user analyses of the services  
  • From social media, advertising and analysis providers, as well as public records

Hotel Copenhagen Crown collects, among other things, the following personal data:

  • Name, address, phone number, e-mail, date of birth and other general personal data
  • Credit card information – e.g. as a guarantee for a booking
  • Demographic information
  • Visiting history
  • Feedback from customer analyses and evaluations of our services
  • Feedback via competitions (online and offline)
  • Browser information
  • Information about your business, if a corporate agreement has been concluded

By providing personal data in addition to the general personal data you choose to give Hotel Copenhagen Crown (for example, information about disabilities, allergies and food preferences), you give your consent for us to register and save this potentially sensitive information about you.

In some cases, Hotel Copenhagen Crown supplements personal information about you with information we receive from third parties, for example, a group manager, a colleague or a business partner.

What are personal data used for?
Hotel Copenhagen Crown may collect personal data for one or more purposes. The service you are using determines what information we collect and how it is collected. Hotel Copenhagen Crown collects personal data for the following reasons:

  • Processing of your booking and purchase of Hotel Copenhagen Crown's services
  • Contact with you before, during and after your stay at Hotel Copenhagen Crown
  • Diagnosing errors and optimising technology in the event that problems arise with a booking or service
  • Preparing tenders on the use of the Hotel Copenhagen Crown's services
  • Improvement and development of the Hotel Copenhagen Crown's services
  • Adaptation of Hotel Copenhagen Crown's communications and marketing
  • Adjustment of partner communications and marketing
  • Compliance with legal requirements

Storage and transfer of personal data
Personal data provided to Hotel Copenhagen Crown are stored on servers operated by a third party (data processor) on behalf of Hotel Copenhagen Crown, in accordance with our privacy policy and applicable legislation on the protection of personal data.

Personal data provided to Hotel Copenhagen Crown are only disclosed to:

  • Internal departments
  • Selected third parties in connection with the maintenance and servicing of the systems used by Hotel Copenhagen Crown.
  • Selected partners, in order to be able to deliver the service you have ordered or reserved – for example, when ordering theatre packages and similar.
  • The police and other public authorities, as a result of the requirements of the law or in connection with the investigation of crimes.

Hotel Copenhagen Crown will only keep personal data for as long as they are necessary in regard to the services that Hotel Copenhagen Crown provides, or as legislation dictates. Hotel Copenhagen Crown has procedures for the deletion or anonymisation of personal data, when there is no longer a purpose to the processing of the personal data provided.

Your rights
According to applicable legislation on personal data, you have a number of rights. Your rights are the following:

  • You have the right to view the personal data Hotel Copenhagen Crown stores about you.
  • The right to have your personal data corrected and updated that Hotel Copenhagen Crown has registered about you.
  • The right to have personal data deleted that Hotel Copenhagen Crown has registered about you, but not information that Hotel Copenhagen Crown is obliged to save in accordance with the legislation.
  • The right to withdraw consent for the processing of personal data you have submitted to Hotel Copenhagen Crown. The processing of your personal data will then cease, unless Hotel Copenhagen Crown is required to process the personal data in accordance with the legislation.

You can ask Hotel Copenhagen Crown to provide you with a print-out of your personal data, have your personal data updated, make objections, or request to have your personal data deleted. The request must be made in writing (and signed) and include your name, address, telephone number and e-mail address. You can also contact Hotel Copenhagen Crown, if you believe that your personal data are processed in violation of the law or other legal obligations:

The request should be sent to:
Hotel Copenhagen Crown
Vesterbrogade 41
1620 Copenhagen V
F.A.O.: Janne Mønster Plougstrup

Hotel Copenhagen Crown will send the print-out to your postal address within one month of receipt of your request. Hotel Copenhagen Crown may reject requests that either are unreasonably repetitive, require disproportionate technical effort (e.g. if a new system is to be developed to provide information), affects the privacy of others, or in situations where the desired action would be regarded as highly complex (e.g. a request for information that is only found in backups).

Contact
If you have any questions, comments or complaints regarding Hotel Copenhagen Crown's processing of personal data, you may contact:
Hotel Copenhagen Crown
Vesterbrogade 41
1620 Copenhagen V
F.A.O.: Janne Mønster Plougstrup

Should you remain dissatisfied with the way Hotel Copenhagen Crown has handled your complaint, you may then direct your complaint to the Danish Data Protection Agency.

Any changes in the privacy policy shall be notified by publication of new terms and conditions on Hotel Copenhagen Crown's website.